Tipps und Tricks zum Vorbereiten eines User Story Mapping Workshops

1. Erstelle eine Liste der Teilnehmer

Das hört sich einfach an, kann aber durchaus zum Problem werden. Denn die meisten möchten gerne „nur dabei sein“ oder auch „nur beobachten“. Die Kunst besteht darin, aus allen beteiligten Gruppen die Personen einzubinden, die das Projekt inhaltlich vorantreiben können und möchten.

Dazu schreibst Du am besten eine Liste der möglichen Workshop-Teilnehmer. Ergänze nun die Rolle jedes Teilnehmers. Höchstwahrscheinlich wirst Du am Ende eine lange Liste von Personen haben.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, darüber nachzudenken, welchen Beitrag jeder Teilnehmer leisten kann. Wer nicht über das Wissen verfügt oder keine Aufgabe im abzubildenden Prozess erfüllt, kann gestrichen werden.

Du solltest versuchen, dass höchstens fünf bis acht Personen am Workshop teilnehmen. Es gibt auch Moderatoren, die nur drei bis fünf Personen empfehlen. Sei also nicht zimperlich, was die Bereinigung der Teilnehmerliste angeht – Ihr wollt schließlich effizient arbeiten.

Falls es nicht anders geht, könnt Ihr auch mit einem Kernteam die Story Map erarbeiten und an den folgenden Tagen die anderen Interessenten bitten, sich das Ergebnis anzusehen und bei Bedarf zu ergänzen.

Und welche Interessensgruppen sollten idealerweise im Workshop vertreten sein? Ich empfehle diese:

• Product Owner/Moderator
• Auftraggeber/Sponsor
• Potenzielle Anwender

Optional noch (falls noch nicht als Sponsor oder Anwender dabei)

• Marketing
• Vertrieb
• Finanzen und Recht
• Support
• UX-Designer
• Entwicklungsteam

2. Bereite eine detaillierte Agenda vor

Auch wenn Du keinen mehrtägigen Workshop planst, ist es sinnvoll, einen Ablaufplan zu erstellen und diesen den Teilnehmern einige Tage im Voraus zu schicken. Niemand geht gerne unvorbereitet in eine Besprechung.

Plane Deinen Workshop minutengenau. Dadurch behältst Du später die Kontrolle.

Vergiss auch nicht, ausreichend Pausen einzuplanen. Die wenigsten Menschen können oder wollen sich länger als anderthalb oder zwei Stunden konzentrieren.

Trifft sich Dein Team in diesem Workshop zum ersten Mal, empfiehlt sich als Start eine Vorstellungsrunde. Jeder sollte etwas über sich sagen – über Hobbys oder Interessen und den beruflichen Hintergrund.

Danach werden noch einmal kurz die Projektziele skizziert und, falls erforderlich, die User Story Mapping Methode vorgestellt.

Nun erarbeitet die Kernpunkte des Workshops:

• Entwickelt die Personas
• Beschreibt die erforderlichen Aktivitäten (Activities) und Schritte (Steps), die Anwender gehen müssen, um das Ziel zu erreichen
• Welche Aufgaben (User Tasks) gehören zu jedem Step?
• Definiert die Inhalte des ersten Releases
• Priorisiert die Aufgaben entsprechend
• Skizziert grob Euren ersten Prototypen
• Fasst die Ergebnisse zusammen
• Vereinbart die nächsten Schritte

Je nach verfügbarer Zeit kannst Du auch noch Interessensgruppen bilden und ausgewählte Themen in den Gruppen ausarbeiten lassen. Mögliche Themen sind:

• Workflow-Details
• Ausgestaltung bestimmter Funktionen
• Benutzeroberflächen
• Entwicklungsansätze

Die Ergebnisse der Gruppenarbeit werden ebenfalls dem gesamten Teilnehmerkreis vorgestellt.

Folgende zwei Beispiele skizzieren einen kurzen Workshop (halber Tag) und einen langen Workshop (zwei Tage). Es müssen selbstverständlich nicht alle genannten Punkte auf der Agenda stehen. Die Inhalte sollen sich an den Kenntnissen der Teilnehmer und den eventuell bereits vorhandenen Informationen orientieren.

Halber Tag

Zwei Tage

3. Kümmere Dich um ein gutes Catering

Gutes Essen und Getränke heben die Stimmung aller Teilnehmer deutlich. Das ist ein Punkt, den Du nicht unterschätzen solltest.

4. Buche den richtigen Raum

Der Raum muss über eine ausreichend große, leere Wand verfügen. Eine Fensterfront geht natürlich auch. Ideal ist es, wenn Du Tische und Stühle im Raum nach Wunsch anordnen kannst. Das gibt Dir die Möglichkeit, einen Arbeitsbereich (die Wand mit den Post-Its) und einen Diskussionsbereich einzurichten.

5. Schreibe eine Checkliste mit Dingen, die im Raum vorbereitet werden müssen

Für einen erfolgreichen Workshop benötigst Du die richtige Ausrüstung. Nimm lieber etwas mehr als zu wenig mit und probiere alles aus, was Du einsetzen möchtest. Nichts ist unangenehmer, als während des Workshops nach etwas zu suchen oder mit der Technik zu kämpfen.

Du brauchst auf jeden Fall

• Sehr viele Haftnotizen, am besten in verschiedenen Farben und Größen um die verschiedenen Ebenen darzustellen. Wenn Du es wirklich bunt magst, kann auch jede Persona eine eigene Farbe bekommen.
• Genügend Kugelschreiber oder Filzstifte, mindestens einen pro Teilnehmer
• Ein Flipchart sowie Stifte in verschiedenen Farben
• Eine Vorlage zur Beschreibung der Personas, entweder auf dem Flipchart vorbereitet oder als Handout. Die Vorlage zur Erstellung der Persona sollte Deinen Bedürfnissen entsprechen. Gestalte also gerne Deine eigene.

Optional

• Dicke Wollfäden, um Zusammenhänge darzustellen
• Eine Vorlage zur Formulierung der User Stories

Falls Du ein Notebook und einen Beamer oder einen Monitor einsetzt, denke unbedingt auch an die technischen Hürden.

• Gibt es im Raum an passender Stelle eine Stromversorgung?
• Eine gepatchte Netzwerkdose?
• Falls nicht, ist der Akku Deines Notebooks geladen?
• Ist ein WLAN vorhanden? Benötigst Du einen Gastzugang?
• Hast Du alle erforderlichen Dateien auf der Festplatte Deines Rechners? Oder zumindest auf einem externen Datenträger?
• Hast Du alle notwendigen Kabel und Adapter?

6. Bereite ein einfaches Backbone vor

Wenn niemand einen ersten Vorschlag machen möchte, ist es sehr hilfreich, ein einfaches Backbone im Kopf zu haben. Damit kannst Du die Diskussion starten und musst nicht bei Null anfangen.

7. Erstelle im Vorfeld Deine eigene User Story Map

Wenn Du Dich auf Deinen ersten Workshop vorbereitest, ist es eine gute Übung, eine eigene User Story Map zu einem Produkt Deiner Wahl zu erstellen. Dabei sollte es sich natürlich nicht das Produkt handeln, um das sich der Workshop dreht. Diese Vorbereitung gibt Dir die Chance, Fragen und Hindernisse zu erkennen, die während des Workshops auftreten können.

8. Bereite Dich auf die häufigsten Fragen vor

Was Du Dich beim Erstellen Deiner User Story Map gefragt hast, wird möglicherweise auch Deine Workshop-Teilnehmer beschäftigen. Notiere alle Deine Fragen und die Antworten, die Du gefunden hast.

Hier ein paar exemplarische Fragen und Antworten:

Was bringt User Story Mapping?

User Story Mapping bietet einem Entwicklungsteam eine Reihe von Vorteilen:

• Die Produkte, die entwickelt werden, sind sehr benutzerzentriert. Sie entsprechen den Bedürfnissen des Anwenders.
• Die Produkte bieten einen hohen Kundennutzen.
• Das Team kennt das Gesamtbild und kann daher leichter priorisieren.
• Der Product Owner kann sehr leicht Releases und Sprints planen.
• Abhängigkeiten und Risiken werden sichtbar.
• Das Team wächst durch die gemeinsame Arbeit schnell zusammen.

Wofür benötige ich eine Persona?

Eine Persona beschreibt die typischen Eigenschaften der Zielgruppe in einem stellvertretenden Steckbrief. Das macht die Zielgruppe lebendig und erleichtert dem Team die Formulierung der User Stories. Denn Zwanzigjährige haben andere Anforderungen an ein Produkt als Sechzigjährige oder Frauen andere als Männer.

Gibt es einen Unterschied zwischen User Task und User Story?

Der Unterschied ist eher klein und lässt sich am besten an einem Beispiel verdeutlichen.

Eine User Task, also eine Aufgabe, wird beim User Story Mapping kurz und knapp formuliert: „Notiz erstellen“.

Eine User Story beschreibt das „Wer“, „Was“ und „Warum“. Von der Form ist sie zwar mit ein oder zwei Sätzen immer noch kurz, aber im Vergleich zur User Task schon sehr viel ausführlicher. Das klingt dann so: „Als Anwender möchte ich Notizen in meinem Handy erstellen, damit ich meine spontanen Ideen nicht vergesse.“

Beide Varianten können aus meiner Sicht während des Story Mappings verwendet werdet. Gerne auch nebeneinander. Letztlich ist die Form gleich. Wichtig ist, dass im Team ein gemeinsames Verständnis über die zu lösenden Aufgaben entsteht. Und hierfür müssen in beiden Ansätzen auch noch die Details besprochen werden: Reine Text- oder auch Spracheingabe? Bereitgestellter Speicherplatz? Mit oder ohne Formatierungsmöglichkeiten? Mit oder ohne Anhänge? Und vieles andere mehr…